Z + M Group: Od šanonů ke cloudu aneb konec chaosu v dokumentech

Společnost Z + M Partner, součást skupiny Z + M Group, pomáhá stále více firmám, které se rychle rozvíjejí a přerůstají je vlastní procesy zpracování dokumentů i workflow příchozích daňových dokladů a dalších dokumentů.

Magazín PATRIOT vyzpovídal tři manažery společnosti, ředitele digitalizace a automatizace Kamila Tichánka, hlavního architekta řešení Jana Rataje a manažera digitálního prodeje a rozvoje Tomáše Meleckého.

Kdo je váš ideální zákazník? A teď myslím ideální v tom smyslu, že máte pocit, že mu můžete hodně pomoci, že jste pro něj perfektní nástroj. A možná i ideální v tom smyslu, kdo je i pro vás zajímavý.

Jan Rataj: Z mého pohledu je ideálním zákazníkem firma, která rychle roste, ale zároveň se začíná ztrácet v dokumentech, procesech a odpovědnostech. Právě v takové chvíli dává digitalizace největší smysl, protože pomáhá firmě zvládnout další růst bez toho, aby jí pod rukama vznikal provozní chaos.

Jak to myslíte?

Jan Rataj: Má třeba zastaralé procesy, digitalizaci se snaží v nějaké podobě zavést ale neefektivně a interně už naráží na kapacity. Dokumentů přibývá, ale lidé je nestíhají efektivně zpracovávat. V tu chvíli dává smysl, když si firma řekne, že se chce soustředit na svůj hlavní obor podnikání a zpracování dokumentů uchopit lépe, systematičtěji a s pomocí partnera, který s tím má zkušenost.

A dál?

Jan Rataj: Například umíme kompletně převzít příjem digitálních i papírových dokumentů, vytěžit z nich potřebná data a dostat je tam, kde s nimi zákazník fakticky pracuje. Typicky u daňových dokladů při zaúčtování a jejich schvalování. Firma pak nemusí zatěžovat své lidi rutinní manuální činností, tedy kontrolovat základní údaje, přepisovat data a řešit věci, které lze automatizovat. Právě to je pro nás ideální situace. Firma už je obchodně nebo provozně dál, ale objem dokumentů přerostl možnosti interního týmu a je potřeba ten proces posunout na vyšší úroveň.

Tomáš Melecký: Když to ještě doplním, hodně zajímavé jsou pro nás firmy ze strojírenství, obchodní společnosti a automotive. To jsou prostředí, kde se velmi často řeší převod papírových procesů do elektronické podoby, ať už pomocí tabletů, kiosků nebo celkového nastavení digitálních procesů. A velmi silní jsme také ve skupinách společností, kde umíme pomoci se sjednocením procesů, odpovědností a řízení napříč více entitami.

Kamil Tichánek: Nesmíme zapomínat ani na malé a střední firmy. Digitalizace bývá často vnímána jako doména velkých společností a korporací s rozsáhlými rozpočty. Dnes je ale situace často přesně opačná. Technologie jsou dostupnější, flexibilnější a mnohem lépe přizpůsobené potřebám menších firem. Právě ty díky digitalizaci často získávají výraznou konkurenční výhodu, zrychlují své fungování a uvolňují kapacity pro další rozvoj.“

Opravdu?

Kamil Tichánek: Myslím, že právě tohle je jeden z nejzásadnějších posunů posledních let. Řešení, o kterých mluvili kolegové, umíme dodávat ve vysoké kvalitě i pro rozsáhlé a komplexní projekty. Díky tomu, že jsou dnes technologie a digitalizační nástroje dostupnější než dříve, se ale podobná řešení dostávají také k menším firmám. A to je podle mě velmi dobře.

Jak to?

Kamil Tichánek: To, co bylo ještě před několika lety pro menší zákazníky jen obtížně dosažitelné, ať už kvůli vysokým nákladům nebo nízké návratnosti investice, se dnes posouvá do úplně jiné roviny. Moderní řešení lze navrhovat tak, aby dávala ekonomický i praktický smysl právě malým a středním firmám. Velké společnosti si část těchto procesů často zajišťují interně, menší a střední firmy ale dnes díky digitalizaci získávají možnost využívat technologie, které pro ně dříve nebyly dostupné. A právě tady vidím obrovský potenciál. Digitalizace jim může přinést nejen úsporu času a nákladů, ale také větší přehled, vyšší kvalitu zpracování a lepší kon­trolu nad daty i firemními procesy.

Tomáš Melecký: Paradoxně jsme vyrostli na velkých projektech a velkých firmách. Díky tomu jsme si prošli složitými zadáními, nastavováním procesů i reálným provozem. A právě proto dnes můžeme tohle know how, metodiku a zkušenosti velmi dobře přenést i do malých a středních podniků, a to v České republice i mimo ni.

Nějaká firma si třeba myslí, že už digitalizuje, ale možná se plete…

Tomáš Melecký: Mnoho firem si stále myslí, že jsou digitální jen proto, že používají e-mail, Excel nebo cloudové služby založené na AI pro projektové řízení. To ale dnes opravdu nestačí. To je spíš základní kancelářský standard než skutečná digitalizace. Dnešní firmy už běžně využívají různé cloudové aplikace, nástroje pro projektové řízení, automatizaci nebo prvky umělé inteligence. Jenže ani to samo o sobě ještě neznamená, že mají digitálně zvládnuté procesy.

Tomáš Melecký, manažer digitálního prodeje a rozvoje. Foto: Vladimír Pryček

Skutečná digitalizace začíná ve chvíli, kdy má firma procesy na jednom místě, jasně nastavená pravidla, role, oprávnění a odpovědnosti. Když umí sledovat celý tok dokumentu nebo úkolu od vstupu přes zpracování až po schválení a archivaci. A právě v tom firmám pomáháme. Nejen ve vytěžování a zpracování dokumentů, ale i v nastavení schvalovacích procesů, eskalačních pravidel, notifikací a celkové dohledatelnosti.

Protože nejde jen o dokumenty. Jde o to, aby firma měla pořádek v procesech, auditní stopu, historii verzí, jasně dané odpovědnosti a kontrolu nad tím, co se kdy stalo, kdo to udělal a proč.

Dobře, ale co když firmy říkají: S tím si přece poradíme sami, začneme pracovat s umělou inteligencí a ona nám s tím pomůže a zařídí to. Slýcháte to někdy?

Jan Rataj: Ano, slýcháme to poměrně často. Tím, že se více než deset let pohybujeme ve světě vytěžování a strukturalizace dat, vidíme poměrně dobře, kde má umělá inteligence své místo a kde jsou její limity. Postupně už i management firem zjišťuje, že AI není samospásná. Aby fungovala dobře, nestačí ji jen kvalitně vytrénovat, ale musí dostávat kvalitní a konzistentně strukturovaná data. Musí mít jasně vymezené hranice, jasné zadání a přesně definovaný cíl.

Nestačí tedy říct, tady je faktura, vytěž mi z ní odběratele. Je potřeba jít mnohem hlouběji, do samotného jádra toho, jak model přemýšlí o cíli své práce. Proto se nezaměřujeme pouze na vývoj a ladění jednotlivých dotazů, ale také na optimalizaci celého projektového nastavení – od efektivity zpracování přes kontrolu kvality až po dodržování všech potřebných norem, aby modely poskytovaly co nejkonzistentnější a nejpřesnější výsledky.“

Kamil Tichánek: A právě tady se dostáváme k procesní stránce celé věci. Pokud firma přistupuje k využití AI pouze na základě obecného doporučení z trhu, bez hlubšího pochopení a ověření souvislostí, může tím vzniknout řada zásadních rizik. Dnešní firmy pracují s daty, často i s velmi citlivými informacemi, které mohou zahrnovat údaje o jejich zákaznících. V okamžiku, kdy se zavede nástroj bez jasné znalosti toho, jak funguje, kde jsou data ukládána, v jakém regionu jsou zpracovávána a zda jsou či nejsou využívána pro jeho další zlepšování, může to mít pro firmu velmi vážné důsledky. V krajních případech to může ohrozit samotnou stabilitu firmy.“

Co hrozí, když umělou inteligenci nasadíme do firemního prostředí, které nemá nastavené základní procesy?

Tomáš Melecký: Pokud firma nemá zvládnuté procesy a pustí do toho umělou inteligenci, výsledkem bude spíš větší chaos než přínos. AI sama o sobě nic nezachrání. Fungovat začíná až ve chvíli, kdy má firma jasně nastavené procesy, odpovědnosti a dohledatelné dokumenty. Pak může reálně pomáhat s prací nad daty, hledáním informací ve smlouvách, fakturách nebo další dokumentaci a také s tvorbou reportů. Zároveň je ale potřeba mít správné nastavení i v hlavě. Tedy vědět, proč AI používám, kde mi má pomáhat a jaký má být její reálný přínos. Ne ji nasazovat jen proto, že je to zrovna aktuální téma.

Kamil Tichánek: Ten princip je v podstatě velmi podobný tomu, jak s AI pracuje běžný uživatel. Zadá požadavek, obdrží výsledek, který neodpovídá jeho očekávání, a postupně své zadání zpřesňuje. Pokud ale ve firmě chybí jasně nastavený proces, definovaná pravidla, odpovědnosti a hranice, začnou se výstupy jednotlivých kroků rozcházet různými směry. V takové situaci se v tom uživatel snadno ztrácí a místo skutečné přidané hodnoty se celý proces může proměnit v opakované ladění bez jasného výsledku. Bez procesního rámce totiž AI velmi snadno přestává přinášet užitek a začne spíše vytvářet zmatek.

Já jsem se právě chtěl zeptat, jak často se stává, že za vámi přijde klient a chce s tím pomoct, vy jste připravení, ale zjistíte, že v té firmě je takový nepořádek, že se nejdřív musí dát do pořádku základní procesy. Můžete mu s tím pomoct, nebo mu řeknete, že to je jeho věc a má přijít, až to bude mít srovnané?

Jan Rataj: Ne, určitě to není tak, že bychom zákazníka hodili přes palubu. Právě naopak. Naším úkolem je pomoci zákazníkovi dostat se na úroveň, kde pro něj digitalizace začne dávat skutečný smysl. Proto na začátku prodejního procesu děláme analýzu jejich prostředí.

Jak konkrétně?

Jan Rataj: Ať už se bavíme o vytěžování dat z dokumentů, například výše již zmiňovaných přijatých faktur, nebo o digitalizaci procesů ve firmě obecně, vždy mapujeme celý proces od začátku do konce. Tedy od příjmu dokumentu přes jeho kategorizaci, přepis, založení, schválení, archivaci až případně po skartaci. Stejně tak se díváme i na to, jak jsou postaveny návazné procesy. Výsledkem není jen popis aktuálního stavu, ale návrh takových zlepšení, aby zákazník dostal řešení, které mu zvýší úroveň práce s dokumenty i celkovou procesní vyspělost.

Tomáš Melecký: Tohle je podle mě klíčový moment. V praxi se nám často ukazuje, že některé části procesu je možné v platformě Team assistant nastavit jinak. Jednodušeji, přehledněji a tak, aby automatizace firemních procesů nepřinesla jen převod papírového nebo ručního postupu do digitální podoby, ale skutečné zefektivnění práce.

Nevycházíme přitom z teorie, ale ze zkušeností z realizovaných projektů, kde jsme si ověřili, co v praxi funguje, co uživatelům pomáhá a kde má automatizace největší dopad na chod firmy.

Právě v tom vidíme hlavní hodnotu analýzy. Nejde pouze o zmapování současného stavu, ale hlavně o návrh řešení v TASu, které bude dávat smysl i do budoucna.

Vy jste zmínil už několikrát jako příklad třeba faktury. Jaké nejrůznější dokumenty umíte zpracovat a vytěžovat, a kde je podle vaší zkušenosti největší potenciál?

Jan Rataj: Kromě daňových dokladů zpracováváme i technickou dokumentaci, digitalizujeme knihy a plány budov, dále řešíme kompletní personální agendu, tedy zaměstnanecké smlouvy a kategorizaci nástupní dokumentace. Za sebou máme i řadu dalších specifických případů jako je digitalizace speciálních nebo velmi poškozených materiálů. Zákazníci nám dokumenty buď posílají průběžně, nebo řešíme rozsáhlejší jednorázové zakázky, typicky digitalizaci archivů. Zde právě vidím ten největší obchodní potenciál, na který jste se ptal. Projekty digitalizace archivů jsou pro nás velmi zajímavé, i když bývají náročnější z pohledu technického vybavení a manuální pracnosti, ale přidaná hodnota pro zákazníka, v případě, že se zvolí správný postup, je opravdu vysoká.

Kamil Tichánek: U archivů se dá říct, že v praxi nemáme pevně vymezené hranice toho, co jsme schopni řešit. Místo úplného výčtu možností dává větší smysl ukazovat konkrétní příklady z praxe. Často se totiž set­káváme s požadavky, které na první pohled působí velmi specificky, ale ve chvíli, kdy je začneme detailněji analyzovat, se ukáže, že pro ně lze navrhnout funkční řešení. Zkušenosti máme například i s historickými dokumenty a záznamy v prostředí církevních institucí. To dobře ilustruje, že naše schopnost nestojí na jednom typu dokumentů, ale na schopnosti hledat cestu i u méně obvyklých nebo specifických zadání.

Pracujete s citlivými údaji. Když budu mít strach vám takové údaje poskytnout, jaké garance dostanu, že se nic neztratí a nic neunikne? Ptají se na to zákazníci?

Jan Rataj: Určitě, a obavy jsou naprosto logické. Je to velmi časté téma a zákazníci se na něj ptají správně. My s citlivými údaji pracujeme dnes a denně, a právě proto máme veškeré procesy, směrnice a technické zabezpečení včetně fyzické ochrany prostor navržené tak, aby citlivá data našich zákazníků byla pod maximální kontrolou.

Jak konkrétně?

Jan Rataj: Kromě toho, že máme interní směrnice postavené podle norem ISO, konkrétně podle ISO 27001, jejíž certifikaci držíme už několik let, procházíme také pravidelnými audity podle amerických standardů SOC 2 Type II a SOC 1 Type II. Tyto audity jdou opravdu do detailu. Auditor nehodnotí jen teoretickou připravenost, ale fyzicky prochází naše zázemí, infrastrukturu, provozní nastavení i bezpečnostní opatření. Díky tomu, že tyto aktivity děláme pravidelně a kombinujeme interní kontroly nastavení a externí audity, máme jistotu, že naše procesy i technické zabezpečení odpovídají úrovni, která je pro práci s citlivými daty nezbytná. Ostatně potvrzují to i naši nadnárodní zákazníci, kteří u nás provádí vlastní bezpečnostní audity.

Můžete nějaké zásadní klienty jmenovat?

Jan Rataj: Obecně jsme u našich zákazníků vázáni mlčenlivostí, ale u některých máme oficiální výjimku reference uvádět. Spolupracujeme celosvětově se společností Pfizer, pro kterou digitalizujeme přijaté faktury. Dále dodáváme služby pro našeho partnera Capgemini, se kterým spolupracujeme na digitalizačních službách pro jejich zákazníky. V lokálním kontextu bych také rád zmínil Ostravské komunikace, kde využívají naše řešení pro schvalování smluv.

Můžete na nějakém jednoduchém příkladu ukázat, jak digitalizace funguje? Jak to vypadalo před digitalizací u některého zákazníka, co jste zavedli vy a co se změnilo?

Tomáš Melecký: Tady bych navázal na roztříštěnost procesů. Právě to je velmi častý problém, se kterým se u firem setkáváme. My rozvíjíme aplikaci Team assistant, kterou vnímáme jako centralizovanou platformu firemních procesů. To znamená, že neřešíme procesy jen po jednotlivých krocích nebo odděleních, ale díváme se na ně jako na celek napříč firmou. Ať už jde o životní cyklus dokumentů, jejich schvalování, nastavování schvalovacích úrovní, eskalačních pravidel nebo celkové řízení odpovědností.

Zároveň je pro nás důležité i to, že se díky otevřenému rozhraní umíme napojit na podnikové a informační systémy zákazníka. Díky tomu si umíme přenášet data bez toho, aby je lidé museli zadávat znovu a vznikaly zbytečné duplicity.

Jeden jednoduchý příklad z praxe je zákazník, u kterého jsme řešili schvalování smluv. Původně si zaměstnanci posílali smlouvy e-mailem, schvalování probíhalo v rámci e-mailové komunikace, nebylo možné dobře dohledat jednotlivé verze a často ani nebylo jasné, co a kdo vlastně schválil. My jsme tam nasadili centralizovanou platformu Team assistant a modul pro smlouvy. Díky tomu dnes veškerá smluvní dokumentace prochází přes jedno místo. Zákazník tak má jasnou auditní stopu, tedy přehled o tom, kdo dokument vytvořil, kdy ho do systému vložil, kdo ho schválil, kdo ho připomínkoval, a v jaké verzi se s ním pracovalo. A právě to je jednoduchý a praktický příklad toho, jak lze proces uchopit výrazně lépe a jakou přidanou hodnotu to firmě reálně přináší.

Já se stále častěji jako majitel vydavatelství setkávám s tím, že po nás chtějí naši partneři elektronický podpis. Proč je to stále častější požadavek a v čem to pomáhá?

Tomáš Melecký: Je dobré rozlišit jednu důležitou věc. Elektronickým podpisem se někdy mylně označuje i prosté vložení naskenovaného podpisu do PDF. To ale není totéž jako zaručený nebo kvalifikovaný elektronický podpis, kde se řeší ověření identity, integrita dokumentu, dohledatelnost a případně také kvalifikovaný certifikát.

Pokud je podepisování součástí systému pro správu dokumentů nebo řízení firemních procesů, uživatel nemusí opouštět prostředí, ve kterém s dokumentem pracuje. Dokument podepíše přímo v systému, protistraně se odešle PDF a podpis může proběhnout například přes SMS ověření. U dokumentů s vyššími nároky na právní jistotu lze využít kvalifikovaný elektronický podpis.

Oproti klasickému tisku, ručnímu podpisu, skenování a odesílání e-mailem je celý proces rychlejší, jednodušší a lépe dohledatelný. V prostředí Team assistant se odehraje v podstatě na pár kliknutí.

Po podpisu oběma stranami se dokument automaticky uloží zpět do systému. Zůstává zachována konkrétní verze dokumentu, auditní stopa, dohledatelnost i originál podepsaný oběma stranami. Na tento proces lze následně navázat důvěryhodnou nebo kvalifikovanou elektronickou archivaci.

Na začátku jsme to jen nakousli, ale rád bych se k tomu ještě vrátil. Umím si představit firmy, které se o digitalizaci pokoušejí samy. Prostě si řeknou, že to zvládnou. Kde podle vás dělají nejčastější chyby?

Tomáš Melecký: Za mě je problém opět hlavně v procesech. Firmy je často nemají přesně definované, popsané ani skutečně řízené. Místo toho je různě lepí dohromady přes více aplikací a nástrojů, které si postupně stahují, dokupují a předplácejí. Jenže to je za nás dlouhodobě neefektivní cesta. Nevzniká tím řízený proces, ale spíš roztříštěné prostředí, ve kterém se ztrácí přehled, odpovědnost i návaznosti.

Máme například zákazníka, který před naším příchodem používal čtrnáct různých softwarů. A přesně na tom je vidět, že větší počet nástrojů automaticky neznamená lepší řízení firmy. Naopak. Často to vede k tomu, že data jsou roztahaná na více místech, lidé některé informace zadávají několikrát a samotný proces je pak zbytečně složitý a obtížně dohledatelný. Právě proto dává smysl procesy centralizovat, sjednotit a řídit je z jednoho místa.

To musí být složité…

Tomáš Melecký: Přesně tak. Když si vezmete všechny licence, správu, podporu, servisní smlouvy a provoz kolem toho, tak je to obrovská zátěž sama o sobě. A to ještě nemluvím o situaci, kdy spolu jednotlivé systémy vůbec nekomunikují. V tu chvíli je manažer, majitel nebo jiný odpovědný člověk nucen chodit do několika různých aplikací, ručně z nich tahat data, a skládat si z nich obraz o tom, co se ve firmě vlastně děje.

Přitom mnohem větší smysl dává prostředí sjednotit do jednoho, případně několika navzájem propojených systémů. Samozřejmě nikdo netvrdí, že firma vystačí jen s jedním nástrojem na všechno. Je naprosto v pořádku, že má mzdový nebo personální systém, podnikový systém nebo například plánovací systém ve výrobě. Bez toho se firma často neobejde. Ale bavit se o tom, že malá firma potřebuje čtrnáct různých systémů jen proto, aby zvládla životní cyklus dokumentů, to už za mě rozhodně nedává smysl. To není digitalizace. To je zbytečně složitě poskládané prostředí, které firmu brzdí místo toho, aby jí pomáhalo.

Kamil Tichánek: Firmy na tom často selhávají i z pohledu kapacit. Ve většině případů jde o úkol navíc, který přichází z vedení, ale uvnitř organizace pro něj není jasně vymezený čas ani odpovědnost. Taková změna přitom vyžaduje soustavnou práci, průběžnou analýzu procesů a jejich postupné ladění. Pokud se jí věnuje jen malá skupina lidí ve zbytcích svého pracovního času, celý proces se přirozeně prodlužuje. Projekty se pak mohou táhnout i roky, stojí značné prostředky, a ne vždy přinesou očekávaný výsledek. V praxi se nakonec ukazuje, že je potřeba, aby se dané oblasti někdo věnoval naplno a systematicky, ne jen okrajově vedle běžné agendy.

Na to jsem se právě chtěl zeptat. Kolega říkal, že to někdo lepí dohromady, že si firma myslí, že tak ušetří, když si stáhne nějaké aplikace, některé placené, některé třeba neplacené. Já už ze svých vlastních zkušeností vím, že to bývá cesta do pekel, když člověk chce za každou cenu ušetřit. Jak je to potom s návratností investice do takového řešení?

Jan Rataj: To vždy záleží na velikosti konkrétního projektu, na tom, v jaké fázi digitalizace se firma právě nachází, jak je velká a jak moc si management uvědomuje potřebu změny. My se vždy snažíme managementu ukázat, že investice do digitalizace není jen náklad, ale krok, který má velmi konkrétní návratnost. Máme za sebou řadu projektů, které přinesly větší procesní transparentnost, úsporu času a ve výsledku i peněz. Obecně platí, že zefektivňujeme práci lidí. A ta nejjednodušší kalkulace je právě v tom, kolik času lidem ušetříme a kolik kapacit může firma přesunout na kvalifikovanější a hodnotnější činnosti.

Tomáš Melecký: Mnohdy si management vůbec neuvědomuje, kolik času kvalifikovaná účetní tráví zbytečnou administrativou. Místo odborné práce často jen přepisuje data z kolonky do kolonky nebo ze systému do systému. A právě to si firmy velmi často naplno uvědomí až ve chvíli, kdy se o tom začneme konkrétně bavit a rozkryjeme, kolik času se na těchto činnostech ve skutečnosti ztrácí.

Právě tady se ukazuje reálný přínos efektivity, kterou firmám přinášíme. Dokážeme jim ušetřit desítky hodin měsíčně jen tím, že automatizujeme zpracování faktur a omezíme ruční přepisování dat. Účetní se pak může věnovat tomu, co je pro firmu skutečně hodnotné, tedy odborné práci, kontrole, souvislostem a optimalizaci, ne rutinní administrativě.

Kamil Tichánek: Toto uvědomění často přichází už během samotné analýzy, kdy si firma postupně začíná skládat ucelený obraz o tom, co všechno lze automatizovat, zjednodušit a zefektivnit. Pokud si tento potenciál management skutečně uvědomí, je z velké části rozhodnuto. V některých případech je ale nejnáročnější dostat se právě k lidem, kteří o směřování firmy rozhodují, a otevřít u nich příležitost uvažovat o změně a úsporách. Jakmile však ve firmě vznikne pochopení, že je potřeba zásadnější posun, velmi často se dříve či později dostane právě k tématu digitalizace. Dnes už je digitální svět všude kolem nás a firmy stále jasněji vidí, že bez automatizace a zefektivnění se dál posouvají jen velmi těžko.

Jako šéf firmy bych asi dokázal pochopit, že procesy je potřeba zjednodušit a digitalizovat. Ale možná bych byl otrávený z toho, že budu muset některým lidem říct, že budou dělat něco jiného, nebo možná už nebudou potřeba. Že je budu muset přesvědčovat, aby vám vyšli vstříc, aby vám ukazovali, co dělají, aby se otevřeli. Stává se často, že firmy do toho nechtějí jít, protože je to složité nebo náročné?

Kamil Tichánek: Obecně vnímám, že v devíti z deseti případů nenarážíme ani tolik na technologickou bariéru, jako spíše na lidskou obavu ze změny. Ne vždy jde přímo o odpor, ale velmi často o strach, že změna vezme lidem jejich práci nebo zásadně promění jejich roli ve firmě.

Kamil Tichánek, ředitel digitalizace a automatizace. Foto: Vladimír Pryček

Tomáš Melecký: Ono opravdu hodně záleží na tom, s kým se ve firmě bavíme. Pokud je to někdo z nižšího managementu, kdo má danou agendu na starosti, ten strach bývá často zcela přirozený. Je vidět, že pro něj taková změna znamená práci navíc a zároveň obavu, co to pro něj bude znamenat do budoucna. Tedy jestli o svou pozici nepřijde, nebo jestli se mu alespoň nesníží rozsah práce.

Když se ale bavíme s majiteli firem nebo s finančními řediteli, ten pohled bývá zpravidla jiný. Ti se na to dívají více optikou efektivity, rychlosti a řízení firmy jako celku. Máme například zákazníka, kterému zpracováváme přijaté faktury včetně návazného workflow, a ten mi sám otevřeně říkal, že je to pro ně velká výhoda. Má celý proces i v mobilní aplikaci, často cestuje a nemusí čekat, až se za týden vrátí do kanceláře a najde tam hromadu papírů k podpisu. Schvalování tak probíhá průběžně, faktury se nezdržují a dodavatelé mají zaplaceno včas. Právě na takových příkladech je vidět, že digitalizace není o tom někoho nahradit, ale nastavit proces tak, aby fungoval rychleji, jednodušeji a s menší závislostí na papíru.

Kamil Tichánek: Je to přesně tak. Když si vedle sebe postavíme firmy, které jsou změně otevřené, a naopak ty, kde narážíme na větší míru zdrženlivosti, často se ukazuje i určitý generační rozdíl. Na jedné straně stojí společnosti, které fungují moderně, uvažují procesně a aktivně hledají další posun. Na druhé straně jsou firmy, které vznikly například v devadesátých letech, dlouhodobě fungují zavedeným způsobem a mají stabilní tým lidí, kteří svou práci odvádějí poctivě a kvalitně, jen jsou zvyklí na určité fungování. Ve chvíli, kdy přijde vedení společně s externím partnerem a začne měnit zavedené postupy, může přirozeně dojít i k lidskému napětí. Rozhodnutí pak často nestojí na financích, ale na tom, zda je firma na takovou změnu skutečně vnitřně připravená. Někdy ji proto odkládá, jindy čeká na vhodnější období, případně až na přirozenou personální obměnu. I to je realita digitalizace.

Tomáš Melecký: Nedávno jsem se potkal s jedním majitelem firmy v důchodovém věku. Měl přitom k dispozici všechny dokumenty elektronicky, a to včetně elektronických podpisů, ale stejně trval na tom, aby mu účetní jednou týdně všechny dokumenty vytiskla, připravila na stůl a on je pak ručně podepsal tak, jak byl zvyklý třicet let. Je to sice trochu úsměvné, ale přesně to navazuje na to, co říká Kamil. V digitalizaci totiž často nejde jen o technologie, ale i o návyky, důvěru a ochotu měnit zažité fungování.

Jan Rataj: Ta konverzace s vysokým managementem je opravdu paradoxně daleko jednodušší. Takový člověk se umí podívat na úsporu. A tu úsporu umíme vyčíslit na základě provedené analýzy, nebo rámcově i na začátku podle statistik z minulých projektů.

O jak velké úspory může jít?

Jan Rataj: Pokud se budeme bavit například o agendě přijatých daňových dokladů, jsme schopni snížit náklady na zpracování dokumentů až o 30 procent a zároveň zrychlit celý proces zpracování až o 42 procent. Umíme také snížit riziko ztráty dokladu o 66 procent a snížit riziko opožděné úhrady faktur o 20 procent. Samozřejmě se nebavíme o úmyslných prodleních, ale o situacích, kdy ke zdržení dochází kvůli nepozornosti nebo neefektivně nastavenému procesu. Právě tam digitalizace přináší velmi konkrétní a měřitelné výsledky.

Cítím, že to, o čem se tady bavíme, je důležité pro firmu samotnou z hlediska fungování, úspor, využití lidí i rychlosti zpracování dat. Ale rád bych se zeptal, jestli není tlak i zvenčí. Proč by firma měla být digitalizovaná i kvůli okolí? Třeba v rámci byznysu, komunikace s jinými firmami nebo spolupráce.

Tomáš Melecký: Ukážu to třeba na automotive. Právě tam jsou dodavatelsko odběratelské řetězce extrémně citlivé na čas, přesnost a dostupnost informací. A pokud firma stále funguje na papírové bázi, nikdy nebude mít data v reálném čase. To zkrátka není možné.

Proto je potřeba převést tyto procesy do elektronické podoby a pracovat s daty ve chvíli, kdy je operátoři nebo vedoucí týmů zadávají a kontrolují přímo v provozu. Jen tak mají všichni v řetězci okamžitě k dispozici aktuální informace a mohou s nimi dál pracovat. A právě v tom je ta skutečná hodnota. Nejen nahradit papír obrazovkou, ale zajistit, aby data byla dostupná hned, byla správná a mohla se okamžitě propsat dál k dodavatelům, odběratelům i do navazujících firemních systémů.

Jan Rataj: Zvenčí ten tlak určitě přichází a bude dál sílit. Napomáhá tomu i Evropská unie, která postupně zavádí standardy pro elektronickou výměnu daňových dokladů, tedy takzvané eFaktury. Když se řekne elektronická faktura, většina lidí si představí PDF zaslané e-mailem. Jenže to nové pojetí je jiné. Nejde o obraz dokumentu, ale o datový formát, který si systémy mezi sebou předávají a umí ho automaticky zpracovat bez ručního přepisu. Standardizace eFaktur na úrovni EU vytváří jednotnou datovou strukturu, která finančním správám některých členských států výrazně usnadňuje automatizované kontroly transakcí mezi dodavateli a odběrateli – tedy procesy, které jsou dnes základem například kontrolního hlášení, které známe z Česka.

Jan Rataj, hlavní architekt řešení. Foto: Vladimír Pryček

To je správný směr, ale i ten má svá úskalí. Jedním z nich je rychlost adaptace jednotlivých zemí i firem v nich působících. Vidíme, že některé státy jdou touto cestou rychleji, jiné pomaleji. Zároveň z praxe víme, že ani při digitální výměně dat nekončí potřeba kontroly. Je stále potřeba ověřit, zda je dokument technicky správně, zda patří správnému subjektu, zda je uvedeno číslo objednávky nebo správné bankovní údaje.

A bývají tam často chyby?

Jan Rataj: Zaznamenali jsme řadu případů, kdy byly ve fakturách čísla účtu chybná nebo záměrně upravená za účelem páchání podvodů. Dále pak kontrolujeme i běžné provozní věci, tedy zda sedí koncové částky na faktuře s jednotlivými položkami a zda odpovídají i objednávce v informačním systému klienta. To jen potvrzuje, že digitalizace a datové formáty jsou správná cesta, ale bez správně nasazených kontrol a dobře nastaveného procesu to stále nepůjde 100% automaticky.

Poslední otázka. Když budu čtenář našeho magazínu, dočtu ten rozhovor až do konce a řeknu si, že bych se na tu cestu digitalizace chtěl vydat, co mám udělat? Stačí vám zavolat a vy poradíte, jestli se na to moje firma vůbec hodí? Co byste poradili člověku, který si řekne, že by do toho možná chtěl jít?

Jan Rataj: Nejlepší je se nám ozvat a celý ten záměr s námi probrat. Na začátku vždy potřebujeme pochopit, v jaké situaci se zákazník nachází, jaké procesy nyní řeší a jaký má výhled do budoucna a na základě toho vyhodnotit, za jakých podmínek pro něj cesta digitalizace dává smysl. Právě s tím pomáhají naši obchodní zástupci a konzultanti. To, co nabízíme, nejsou univerzální balíčky, které by šly bez přemýšlení nasadit na každou firmu. Jsou to řešení stavěná na míru, vycházející z analýz, poradenství a vlastního vývoje. Čtenáře bych odkázal na náš web digitalizujeme.cz, projít si oblasti, kterým se věnujeme, a následně se spojit s našimi kolegy. Pro získání aktuálních informací o naší společnosti je také možné navštívit LinkedIn Z+M Group.

Tomáš Melecký: Takže i tam si mě a mé kolegy mohou čtenáři snadno dohledat. A od toho momentu už jsme schopni se zákazníkem otevřeně projít, kde pro něj dává naše řešení skutečný smysl a v čem je přidaná hodnota Team assistantu i ve srovnání s jinými nástroji na trhu.

Na webu www.digitalizujeme.cz jsme připravili také kalkulačku úspor. Návštěvník si v ní jednoduše zadá základní údaje a získá orientační přehled o tom, jaký finanční a časový přínos může digitalizace dokumentů jeho firmě přinést.

Umíme připravit základní koncept, ukázat demoverzi systému Team assistant a projít se zákazníkem typické agendy a procesy, jako jsou přijaté faktury, smlouvy, objednávky nebo životní cyklus zaměstnance v personální oblasti. Díky tomu jsme schopni poměrně rychle vyhodnotit, jestli je to pro zákazníka aktuální téma už teď, nebo jestli je to spíše otázka dalšího období.

A pokud to dává smysl, navazujeme dalšími kroky, typicky analýzou. A právě tam se znovu vracíme k tomu, o čem jsme mluvili od začátku. Tedy nejen k samotnému systému, ale hlavně k procesům, jejich nastavení a tomu, jak do celého řešení promítnout naše zkušenosti, know how a osvědčenou praxi z předchozích projektů.

Kamil Tichánek: Za mě je v tomhle odborný průvodce klíčový. Jakýkoliv zákazník, ale klidně i běžný uživatel, který chce vstoupit do digitálního světa a světa automatizace, se může velmi snadno zaleknout všech pravidel, povinností a souvislostí, které na něj mohou na první pohled působit složitě nebo nesrozumitelně. A právě to ho může odradit a vrátit o krok zpět. Proto je důležité, aby měl vedle sebe někoho, kdo se v tomto oboru orientuje a dokáže mu ho převést do srozumitelného jazyka. Naši lidé se umí napojit na potřeby zákazníka a vysvětlit mu věci tak, aby pochopil nejen samotnou technologii, ale především to, jaký přínos mu může v praxi přinést.

Osm důležitých otázek a odpovědí

1. V čem se Team assistant liší od běžných aplikací, které firmy používají na workflow nebo dokumenty?

Team assistant, zkráceně TAS není jako další izolovaný software do řady. Je to robustní low-code BPM/DMS platforma, která umožňuje řídit podnikové procesy, dokumenty, schvalování, role, notifikace i reporting v jednom prostředí. Pro zákazníka je zásadní, že nemusí přepínat mezi řadou různých nástrojů a že si může procesy rychle upravovat podle reality firmy, ne podle omezení jedné konkrétní aplikace. Právě v tom je rozdíl mezi „dalším systémem“ a skutečnou procesní platformou. Často na konzultacích přirovnáváme TAS k chobotnici, která si svými chapadly sahá do dalších systémů a vytahuje data, která jsou potřebná pro onu centralizaci procesů na jednom místě.

2. Proč je pro firmy dnes důležité mít procesy a dokumenty centralizované na jednom místě?

Protože největší problém většiny firem není nedostatek dat, ale jejich roztříštěnost. Dokument je v e-mailu, schválení v jiné aplikaci, informace v ERP a odpovědnost často jen v hlavě konkrétního člověka. Jakmile firma nemá jedno místo, kde vidí stav procesu, historii verzí, schvalovací kroky a odpovědnost, vzniká provozní chaos. Centralizace v Team assistantu přináší dohledatelnost, auditní stopu a schopnost řídit proces napříč celou firmou, ne jen po jednotlivých úsecích.

3. Digitalizace a vytěžování dat: v čem je vaše přidaná hodnota oproti běžnému skenování dokumentů?

Naše přidaná hodnota určitě nekončí u skenu nebo OCR. Umíme zajistit celý proces od příjmu fyzických i elektronických dokumentů, přes digitalizaci, vytěžení dat pomocí OCR a ICR v kombinaci s AI, přes validaci, kontrolu vůči databázím objednávek a dodavatelů, následné workflow a archivaci. Jinými slovy, neděláme jen převod papíru do PDF. Převádíme dokument do řízeného datového a procesního toku, který má pro firmu skutečnou provozní hodnotu.

4. Jakou roli u vás hraje lidská kontrola, když se dnes tolik mluví o AI a automatizaci?

AI je pro nás silný nástroj, ale ne dogma. V praxi se nejlépe osvědčuje kombinace automatizace, validačních pravidel a lidské kontroly. U dokumentů, kde je důležitá vysoká přesnost, pracujeme i s operátorskou validací a dostáváme se až na správnost dat 99,5 %. To je důležité hlavně tam, kde chyba znamená problém v účetnictví nebo v navazujících procesech. Firmy dnes nepotřebují jen rychlost. Potřebují hlavně důvěryhodný výsledek.

5. Jak silné zázemí vlastně za vašimi službami stojí?

Tohle je podle mě důležité zdůraznit. Zákazník u nás nekupuje jen aplikaci, ale opírá se o celé zázemí skupiny Z + M Group. Máme dlouhou historii digitalizace, dvě moderní digitalizační centra v Praze a Ostravě, vlastní analytický a vývojový tým, dedikované projektové vedení a zkušenosti i z mezinárodních projektů. Významným milníkem bylo také převzetí konkurenční společnosti zabývající se digitalizací dokumentů v roce 2023, které naši expertizu v této oblasti ještě posílilo. Díky tomu umíme nabídnout nejen technologii, ale i stabilitu a kapacitu pro větší a náročnější projekty.

6. Jak rychle umíte zákazníkovi ukázat konkrétní výsledek v případě digitalizace procesů ve firmě?

To je jedna z velkých výhod Team assistantu. Nejde o platformu, kterou by bylo nutné dlouhé měsíce složitě programovat od nuly. Díky low-code přístupu a předpřipraveným modulům umíme některé oblasti nasazovat velmi rychle, v určitých případech během několika dnů. Zákazník si tak nemusí kupovat velký transformační projekt bez jistoty výsledku. Může začít jedním procesem, třeba přijatými fakturami, smlouvami nebo objednávkami, a velmi rychle vidět první reálný přínos.

7. Když se řekne digitalizace, mnoho firem si představí úsporu. Co by ale mělo zaznít kromě čísel?

Úspora je samozřejmě důležitá a umíme ji i doložit konkrétními výsledky, například snížením nákladů na zpracování dokumentů až o 30 procent, zrychlením procesu zpracování faktur o 42 procent nebo snížením rizika ztráty dokladu až o 66 procent. Ale stejně důležitá je i jiná hodnota. Firma získá přehled, kontrolu, lepší zastupitelnost lidí, méně provozních chyb a větší jistotu při auditu nebo kontrole. A to je často moment, kdy management pochopí, že digitalizace není jen nákladová optimalizace, ale i způsob, jak firmu dlouhodobě řídit kvalitněji

8. Bezpečnost bývá u práce s dokumenty a daty zásadní téma. Jak firmám dokazujete, že jejich data budou opravdu v bezpečí?

Bezpečnost pro nás není doplněk k řešení, ale jeden ze základních pilířů celé služby. Kromě procesních a auditních standardů, jako je ISO 27001 a pravidelné audity SOC 1 Type 2 a SOC 2 Type 2, stavíme i na velmi konkrétním technickém a provozním zázemí. Pracujeme s fyzickým zabezpečením provozu, 24/7 dohledem, řízenými přístupy a zároveň s vlastní IT infrastrukturou v privátním Tier III cloudu, kde máme garantované zálohování, rychlou obnovu dat a proaktivní správu.

Důležité je také to, že k AI nepřistupujeme bezhlavě. Využíváme specializovanou jednoúčelovou AI odpojenou od internetu a vnitřních zdrojů, takže bezpečnost není postavená na slibu, ale na architektuře celého řešení. Pro zákazníka to znamená, že nedostává jen funkční digitalizaci a automatizaci, ale i jistotu, že jeho citlivá data zůstávají pod kontrolou.